Potni nalogi in ZNIŽANJE davčne osnove
Potni nalog Potni nalog je računovodska listina, ki omogoča spremljanje in dokazovanje službenih potovanj zaposlenih ter upravičenost povračila stroškov na službenem potovanju.
Slovenski računovodski standardi predpisujejo obliko in vsebino nalogov za knjigovodske listine. V te zahteve spadajo tudi potni nalogi in obračuni potnih stroškov. Pisanje potnih nalogov je večini zaposlenih predvsem zoprno in zamudno delo. Vendar je potni nalog in njegova pripadajoča dokumentacija zelo pomemben dokument, ki vpliva na obdavčitev tako posameznikov kot tudi podjetij. V podjetju, ki nima urejenih potnih nalogov in obračunov potnih stroškov, lahko v primeru inšpekcijskega pregleda zaradi izplačila potnih stroškov pride do dodatnega plačila:
- davka od dohodkov pravnih oseb; - dohodnine; - dodatnih prispevkov za socialno varnost; - zamudnih obresti in - kazni za prekršek.
Zelo je pomembno, da se potne naloge pravočasno in pravilno sestavlja ter pravilno sestavi obračun potnih stroškov za povračila stroškov na službeni poti.
Dnevnica Uredba o višini povračil stroškov v zvezi z delom in drugih dohodkov, ki se ne vštevajo v davčno osnovo pravi:
- če traja službeno potovanje v Sloveniji nad 6 do 8 ur, se v davčno osnovo ne všteva dnevnica do višine 7,45 EUR - če traja službeno potovanje v Sloveniji nad 8 do 12 ur, se v davčno osnovo ne všteva dnevnica do višine 10,68 EUR - če traja službeno potovanje v Sloveniji nad 12 do 24 ur, se v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja ne všteva dnevnica do višine 21,39 EUR.
V kolikor je narava dela takšna, da se v pretežni meri opravlja izven sedeža delodajalca in se delo opravlja na območju Slovenije, delojemalec pa se vsakodnevno vrača v kraj kjer prebiva, se v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja, ne všteva povračilo stroškov prehrane med delom, do višine in pod pogoji, ki so določeni v 2. členu te uredbe.
Če traja službeno potovanje v tujini se v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja ne všteva dnevnica do višine zneska, ki je za posamezno državo oziroma območje določen v predpisu Vlade Republike Slovenije, ki ureja povračila stroškov za službena potovanja v tujino (v nadaljnjem besedilu: predpis Vlade).
Pri prejemkih iz naslova stroškov dnevnice, kadar je izplačilo opravljeno fizični osebi, ki na podlagi imenovanja opravi funkcijo člana volilnega odbora na podlagi predpisov o volitvah, znesek celodnevne dnevnice znaša 15,00 EUR.
Stroški prevoza na službenem potovanju Povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju se ne všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja do višine dejanskih stroškov za prevoz z javnimi prevoznimi sredstvi, kombiniranim vozilom v komercialne namene ali za najem osebnega avtomobila.
Šteje se tudi povračilo stroškov za takse (letališke takse in podobno), povračilo stroškov za gorivo, če se uporablja službeno vozilo, cestnine in parkirnine ter povračilo stroškov za prevoz in prenos stvari oziroma prtljage.
V primeru, da delojemalec uporablja lastno prevozno sredstvo, se povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju ne všteva v davčno osnovo do višine 0,37 EUR za vsak prevožen kilometer.
Povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju se ne všteva v davčno osnovo, če je dokumentirano s potnim nalogom in z računi. Iz potnega naloga mora biti razvidna odobritev delodajalca za posamezno vrsto prevoza.
Stroški nočitev na službenem potovanju Povračilo stroškov prenočevanja na službenem potovanju se ne všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja do višine dejanskih stroškov za prenočevanje.
Povračilo stroškov prenočevanja na službenem potovanju se ne všteva v davčno osnovo, če je dokumentirano s potnim nalogom in z računi.
Če stroški prenočevanja na službenem potovanju v Sloveniji, vključujejo tudi plačilo zajtrk, se višina dnevnice zniža: - nad 8 do 12 ur, se znesek dnevnice iz 4. člena te uredbe, do katerega se ta ne všteva v davčno osnovo, zmanjša za 15 odstotkov; - nad 12 do 24 ur, se znesek dnevnice iz 4. člena te uredbe, do katerega se ta ne všteva v davčno osnovo, zmanjša za 10 odstotkov.
Enako načelo velja tudi za službene poti v tujini.
Kilometrina Zakona o dohodnini in davčnem postopku pravita, da se davki in prispevki ne plačujejo, če se obračunajo in izplačajo dnevnice, kilometrina in nočitev po uredbi.
Kilometrina zaposlenemu pripada samo v primeru, če gre na službeno pot z lastnim prevoznim sredstvom. Znesek neobdavčene kilometrine znaša 0,37 EUR za vsak prevoženi kilometer službenega potovanja.
Vir: URL 140/2006 in URL 76/2008 - Neuradni čistopis Uredbe